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Cuando el acto es
multitudinario y gira en torno a un punto
concreto, ya sea una presidencia o un escenario, y
los invitados deben permanecer de pie, somos
partidarios de evitar una excesiva protocolización
del público, entre otros motivos, porque es
imposible de cumplir y muy difícil exigir la
permanencia en un sitio. Únicamente estimamos que
el anfitrión ordena la presidencia y concede una
ubicación especial a la corporación anfitriona o a
aquellos invitados que desee destacar, ya sea en
función a su rango o a su carácter de invitado
especial o de honor. En este caso, establecerá un
protocolo para ese reducido número de personas,
pero concederá libertad de colocación al resto
aunque puede asignar espacios por grupos similares
o corporativamente, si procediera.
No es bueno ni recomendable que la presidencia dé
la espalda a ningún invitado, por lo que
generalmente aquélla suele colocarse aprovechando
el fondo del salón con el fin de que todos los
invitados puedan verlos de frente.
Si el número de invitados es elevado, resulta
recomendable establecer algún sistema que facilite
el protocolo fijado por el anfitrión. Muchas veces
los profesionales de la organización de actos
reservan distintos sitios que luego, en la
práctica, no son ocupados por el invitado, pese a
estar presente. Ello se debe seguramente a que a
este invitado seguramente no se le ha dicho nada
al respecto. Por ello, el jefe de protocolo debe
procurar que unos días antes (si es posible), y a
la llegada del personaje en cuestión se le informe
con detalle. Así, de este modo, cuando el acto se
inicie (momento en el que el jefe de protocolo
suele preocuparse más de la presidencia, los
micrófonos, las luces, etc.), los invitados con
sitio especial se dirigirán al mismo sin dilación.
No obstante, además es recomendable que los
auxiliares de protocolo (azafatas, secretarias,
etc.) se ocupen de garantizar el cumplimiento de
lo previsto en estas zonas protocolarias
especiales.
Los actos de pie sólo se recomienda efectuarlos
cuando forman parte de un programa mayor que exige
el paso por distintos emplazamientos o locales
(por ejemplo, la inauguración de una fábrica que
se supone previamente ha sido visitada); o si son
breves y al término de los mismos la presidencia
se acercara a los invitados a departir con ellos
mientras se acompaña con un aperitivo o similar.
Si se le quiere dar carácter de solemnidad debe
celebrarse en la mayoría de los casos sentado.
La celebración del acto de pie tiene la ventaja
frente al sentado que el propio local pueda ser
utilizado como zona de encuentro entre el
anfitrión, autoridades e invitados, sin que ello
se vea incomodado por silla alguna. Facilita más
libertad de movimiento al invitado y la
organización nunca queda en entredicho si la
concurrencia fuera menor o mayor a la prevista.
Ahora bien, en este tipo de acontecimientos, la
presidencia debe situarse sobre un pequeño estrado
elevado (al menos 30 centímetros) para facilitar
la visión de todos y disponer de una nítida
megafonía (pues hay una mayor tendencia en estos
casos a que los invitados murmuren, especialmente
los más rezagados).
Hay otros actos de pie típicos que no tienen una
presidencia claramente definida como el
descubrimiento de una placa conmemorativa.
Todos ellos se resuelven basándose en la
referencia de una zona de presidencia, una o dos
zonas especiales para corporaciones anfitrionas,
autoridades o invitados de honor y otro gran
espacio para el resto de invitados.
Hay también otros casos especiales en los que no
existe una presidencia definida por distintos
motivos, por ejemplo, la firma de un documento
entre varios organismos públicos y diversas
asociaciones, donde se ha acordado que nadie
presida y que en el estrado únicamente se coloque
la mesa de firmas.
Cada acto, pues, hay que contemplarlo a la hora de
organizarlo en su propio contexto, aplicando las
soluciones más razonables de acuerdo a la
filosofía del mismo y procurando que todos los
asistentes tengan un trato correcto y se
encuentren lo más a gusto posible.
Para los actos de pie de muy poca concurrencia de
asistentes, lo más recomendable es prever la
ubicación de los invitados, pues la presencia de
estos es más notoria y a buen seguro que se
encontrarán más cómodos si se les indica el lugar
correcto o adecuado.
Por: Centro Mediterráneo. Universidad de Granada
(España) |
