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Ceremonial y Protocolo
Todo acto Institucional requiere de ciertas
formalidades para su organización y desarrollo, de
modo de otorgarle la solemnidad inherente a su
propio carácter. Resulta conveniente, por lo
tanto, que las distintas unidades de nuestro
Instituto puedan ordenar el ceremonial de los
actos que organicen sobre bases comunes para toda
la institución.
Esta publicación es una síntesis del Manual de
Ceremonial y Protocolo del Instituto Profesional
Valle Central, elaborado por el Departamento de
Comunicaciones, con las principales normas que
deben observarse para la realización de actos de
esta naturaleza.
Clasificación de los actos Institucionales
Actos solemnes: Son aquellos que el Instituto
Profesional Valle Central celebra periódicamente,
de acuerdo a normas establecidas, en un contexto
de gran formalidad y con una rigurosa
planificación.
Su organización es responsabilidad del
Relacionador Público, pero en este caso recae en
el Departamento de Comunicaciones, sin perjuicio
de la colaboración que le puedan brindar otras
unidades de la Institución. Estos actos son los
que se nombran a continuación:
• Aniversario Institucional
• Inauguración del Año Académico
• Organización de semana “mechona”
• Ceremonias de Titulación
Actos institucionales:
• Inauguración de obras de alcance institucional
• Reconocimientos y homenajes
En el primer caso, su organización es
responsabilidad de la unidad directamente
beneficiada, la que contará con la colaboración
del Departamento de Comunicaciones en lo relativo
a su coordinación y ejecución. Las invitaciones
serán suscritas por el Rector y la máxima
autoridad de la unidad organizador.
La responsabilidad de la organización de los actos
de homenaje por años de servicios a académicos y
no académicos, en tanto, corresponde al
Departamento Comunicaciones.
Ceremonial Institucional
Algunas de las formalidades que deben observarse
en la organización de un acto Institucional
(universitario) son las siguientes:
Invitación
Al establecer la fecha y hora de la realización de
una ceremonia, debe considerarse la disponibilidad
de tiempo de la autoridad invitada, ya sea ésta
externa o interna, particularmente si se desea que
haga uso de la palabra. Para ello, la unidad
organizadora le comunicará; de preferencia por
escrito, el propósito de la invitación con la
debida anticipación, especificando si deberá
intervenir en el acto y, si así fuere, sugiriendo
la temática a tratar. Se enviará carta firmada por
el Rector cuando se desea invitar al Presidente de
la República, Presidente del Senado, Presidente de
la Corte Suprema, Presidente de la Cámara de
Diputados, ex-Presidentes de la República,
Cardenales, Embajadores extranjeros, Ministros de
Estado, autoridades nacionales con rango de
Ministro y Contralor General de la República.
A los demás invitados, se les enviará una tarjeta
de invitación, observando cuidadosamente su
redacción y el adecuado uso de logos y colocando
el teléfono correspondiente para la confirmación.
El tiempo de despacho previo de una invitación es
de siete días hábiles como mínimo y 15 como
máximo.
Recepción de autoridades
Para la recepción de invitados, se debe considerar
la jerarquía de quienes reciben y de quienes se
recibe. En cualquier caso, debe estar siempre
algún directivo de la unidad organizadora, en
representación de su máxima autoridad, si éste no
pudiere hacerlo.
Si asisten altas autoridades externas, éstas serán
recibidas por el Rector, Vicerrector, Director
Académico, etc. en la Rectoría, desde donde se
dirigirán lugar correspondiente, marcando su
llegada al inicio del acto. De la misma manera se
procederá, para las firmas de convenios y/o
entrega de donaciones, con las autoridades de la
institución involucrada.
Ubicación de los invitados
La ubicación de los invitados se hará de acuerdo
al orden de precedencia y actuando como dueño de
casa la máxima autoridad de la unidad
organizadora. Esta cederá el centro de la primera
fila, de la mesa de honor o testera (lugar
destinado al anfitrión) al Rector o su
representante legal cuando asista, ubicándose a su
izquierda. Si se utiliza mesa de honor, en ella
debe ubicarse un número impar de personas, no
superior a siete, con el dueño de casa al centro.
El ordenamiento de las demás autoridades se
establece alternándose de derecho a izquierdo, de
mayor a menor jerarquía.
Para la firma de convenios y/o entrega de
donaciones, los máximos representantes de las
instituciones serán ubicados protocolarmente en al
centro de uno de los costados de una mesa,
quedando el invitado principal a la derecha del
Rector. Si fueren tres los firmantes, el Rector se
situará en el centro. Los demás asistentes serán
ubicados de acuerdo a su jerarquía e intercalando
invitados internos y externos en los lugares
asignados al público o alrededor de la mesa.
Uso de las banderas nacional e institucional
La Bandera Nacional sólo se empleará para los
actos universitarios solemnes de inauguración del
año académico y de celebración del aniversario
institucional y en aquellos en que esté presente
el Presidente de la República -en cuyo caso se
enarbola el Estandarte Presidencial- o un Ministro
de Estado en su representación. En las otras
ceremonias se usará el pabellón institucional, de
acuerdo a las siguientes normas:
o La bandera institucional nunca puede ser de
menor tamaño que otras banderas que la acompañen,
ni puede quedar izada a menor altura que las
demás.
o La bandera de la institucional debe ser colocada
siempre en forma tal que destaque en el conjunto.
o En el caso de conferencias , la bandera
institucional debe ir colocada al lado derecho del
principal orador, esto es a la izquierda según la
percepción del público.
o Si está acompañada de un número par de banderas,
ocupará el lugar al centro de ellas. Los demás
pabellones, en tanto, se colocarán a su derecha e
izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de
precedencia establecido.
o Si se coloca junto a un número impar, ocupará el
primer lugar al lado izquierdo del espectador, u
otra ubicación en forma que destaque.
o La precedencia de las otras banderas presentes
será determinada por orden alfabético, salvo que
existan otros motivos que considerar, por ejemplo:
jerarquía de las instituciones representadas,
presencia de naciones extranjeras u otra razón.
El Himno Nacional
Este será interpretado únicamente en los actos
universitarios solemnes de inauguración del año
académico y de celebración del aniversario
institucional, al comienzo de la ceremonia. En los
otros actos, sólo se interpretará el Himno del
Instituto Valle Central, al inicio o al término de
la actividad.
Programa básico de algunos actos Institucionales
Inauguración de obras
• Introducción
• Himno del Instituto Valle Central
• Palabras de la máxima autoridad de la unidad
beneficiada
• Palabras del Rector
• Corte de cinta
• Recorrido por el lugar
Reconocimientos y homenajes
• Introducción
• Palabras del Rector o su representante
• Entrega de reconocimientos
• Himno del Instituto Valle Central
• Cierre
Firma de convenios
• Introducción
• Lectura de las principales cláusulas del acuerdo
• Firma de los documentos
• Palabras del Rector o su representante
• Palabras del representante de la (s) otra (s)
institución (es)
• Cierre
Entrega de donaciones
• Introducción
• Palabras del representante de la institución que
entrega la donación
• Entrega de la donación o firma de los documentos
correspondientes
• Palabras del Rector
• Cierre
Visitas protocolares
• Saludo al Rector en Rectoría
• Entrega de obsequios y folletos institucionales
• Recorrido por la Institución
Entrega de títulos
• Introducción
• Himno de Instituto Valle Central
• Palabras del Rector
• Entrega de títulos
• Entrega de distinciones y obsequios (mejor
alumno, mejor compañero, deportistas destacados,
etc.)
• Palabras de un egresado
• Canción del Adiós
• Cierre
Precedencia de Instituto Profesional Valle Central
La precedencia de las autoridades del Instituto
Profesional Valle Central, que regirá en las
ceremonias o actos que se realicen en la
Institución será la siguiente:
• Rector Nacional
• Presidente De Consejo Directivo
• Vicerrector Nacional
• Director Nacional
• Rectores Regionales
• Directores de Sede
Autor:
Instituto Profesional Valle Central |
